我在醫療產業擔任行銷企劃，同時經營個人品牌與接案。這三個 LINE 助理各自負責一條工作線，每天推播、讀寫 Google 試算表與行事曆。2026 年秋天上線後，邊用邊改，持續調整到最順手的樣子。
醫療行銷的工作零碎又常插單，每週要交下週計畫和日報，內部溝通以 LINE 為主。職場特助讀我自己維護的專案進度試算表，把該做的、逾期的、等別人回覆的事整理好，在固定時間推到 LINE。
國定假日整天不推播，週報遇到假日自動提前一天。在試算表備註「待主管決定」或「待廠商回覆」，就會自動歸到對應的區塊。
一個展覽專題活動的行銷案，時程、招商、分工、發文日曆分散在好幾個分頁。專案特助加進我和合作夥伴的 LINE 群組，大家用指令查進度、記工作，資料直接寫回共用試算表。
/特助 查 14接下來 14 天的節點、截止、發文和會議/特助 記 招商資料包寄出了寫進工作紀錄分頁，對到分工項目會自動打勾/特助 完成 招商貼文發布整項打勾，長期項目整項做完時使用/特助 待確認列出還沒拍板的設定，例如預算、展商數/特助 約會議 明天 14:00 主視覺確認先回確認卡片，按下才寫進共用行事曆/特助 撤回撤回自己最後一筆，打勾和會議一併還原期間超過 7 天的長期項目，平常回報只累計進度，說「全部完成」才打勾。每週一、四早上在群組整理兩週內的節點，期間已過還沒打勾的會主動追問。試算表另有一頁說明書，合作夥伴自己就能上手。
我有三個 Google 帳號、五個行事曆，家族、個人品牌、部落格的行程各在各的地方。生活管家每天早上推播天氣、今天的行程和運勢，也能直接在 LINE 裡查行程、約時間。
今天明天這週一次查完五個行事曆，含國定假日約 10/25 19:00 聚餐有寫時間，就建立一般活動約 11/12-11/16 家族旅行 #家族沒寫時間就建立整天活動，用 # 指定要寫進哪裡撤回刪掉剛剛建立的那一筆預設寫進主要行事曆，加上 #家族、#CommaDays 就會寫到對應的行事曆。每筆都先回確認卡片，按下才寫入，避免手滑。
三位特助上線後每天實際使用，哪裡用起來不夠順，就從那裡調整。
以下是這段時間做過的優化。
| 特助 | 使用後發現 | 優化方向 |
|---|---|---|
| 職場特助 | 依試算表逐列推播，資訊完整但篇幅偏長 | 改成晨報、收工、週規劃三種訊息，依「逾期／有時間點／等別人」分組 |
| 職場特助 | 週三的規劃提醒和週報合在同一則 | 分成兩則：週三提醒規劃，週五另發可轉給主管的週報 |
| 職場特助 | 需要配合國定假日調整節奏 | 接政府行事曆：假日不推，週報自動提前 |
| 專案特助 | 群組閒聊時容易被叫出來 | 群組裡統一用 /特助 開頭，私訊則不需要 |
| 專案特助 | 長期項目需要記錄過程，而不是一次打勾 | 超過 7 天的項目改為累計進度，整項完成才打勾 |
| 專案特助 | 合作夥伴希望回覆更好讀 | 回覆改成分段卡片，重要動作加上確認按鈕 |
| 生活管家 | 一開始只負責早晨推播 | 升級成雙向，可以查行程、約時間、撤回 |
| 生活管家 | 同一天需要安排好幾個時段 | 有寫時間就建一般活動，沒寫時間才建整天 |
從你現在用的試算表和行事曆開始，不用換工具、不用學新軟體，在 LINE 裡就能用。適合一人公司、行銷企劃、身兼多職的接案工作者。
預約諮詢